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| 國 立 臺 南 大 學 請 購 核 銷 作 業 要 點 |
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94年8月5日校長核准通過 |
| 一、 |
前言 |
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近來政府對採購及經費之支用，有若干新的規定，本校為讓同仁瞭解相關規定，以使各單位能順利進行採購及經費之核銷能順利完成，提升行政效率，將各項法令規定及審核案例，簡要說明如下，提供本校同仁參考依循。如尚有不明之處，再向本校相關單位洽詢。若同仁對相關規定有不同意見，也請向本校相關單位反應，本校將彙整之後向上級單位提出修法建議。唯在未修法之前，仍請依本要點之說明處理相關業務。 |
| 二、 |
經費之申請及支用 |
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(一) |
各系所及行政單位，欲向各有關單位申請專案之經費，需透過本校研發中心會簽人事室、會計室以學校名義行文至各有關單位。俟核定後正式簽約時應再簽會會計室，撥款到校後始得辦理支用手續。 |
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(二) |
經費請購單處理流程（附件一） |
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(三) |
經費之請購與支用，均應依照預算科目核定項目辦理，其他與預算無關之憑證不得支用列報。 |
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(四) |
總務處保管組於年度開始前一個月對全校各單位實施各項採購需求調查，及往年採購需求評估後，提集中採購案簽核後由事務組依規定辦理採購手續，以供應各單位使用之需。 |
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(五) |
本校總務處已集中採購項目（向事務組查詢），依規定須向得標廠商以得標價採購，不得自行再向其他廠商購置，不依規定者無法核銷自行負責。 |
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(六) |
奉准參加各項研習會之報名費收據，若屬政府機關辦理未經該機關主辦會計簽章之收據不得報支。 |
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(七) |
發票除金額塗改無效外，其餘各欄若有塗改應加蓋負責人印章。 |
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(八) |
同一科目取得之憑證，在新台幣壹萬元以下之零星支出請併案申請，以簡化作業。 |
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(九) |
為落實推動政令使用統一發票（教育部八十一年六月八日台八一會字第二九八一五八一五號函），凡購買貨物或勞務金額達二千元以上者，除水電費，郵電費，報費等依法免取具統一發票者外，應儘量取具統一發票核銷。新台幣以「元」為計算標準角、分不予計算。 |
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(十) |
承辦各項活動，涉及收費均需由出納組開立收據收帳繳交國庫。各單位不得自行開立帳戶對外收帳，若經察覺未依規定處理者，應議處失職人員。 |
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(十一) |
各項採購案如有逾期罰款，承辦單位應主動簽明會知會計室作帳務處理並將罰款繳交基金結案。 |
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(十二) |
經費動支時，請至會計室網站簽證，並填寫簽證號碼再送會計室審核。 |
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(十三) |
八十九年度起為配合電腦作業執行期限屆滿，電腦自動管制不再受理任何請購、核銷案件，若延長須有補助單位核准文號輸入電腦始可再作業，務請各位主持人注意，否則不予核銷部份自行負賠償之責。 |
| 三、 |
各項支出憑證應行注意事項： |
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(一) |
人事費 |
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１• |
所有支領薪資人員均應填寫薪資印領清冊。請向各地郵局開立通儲帳戶，並將印領清冊影印一份交由出納組依法申報及扣繳所得稅。 |
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２• |
薪資印領清冊內應依規定填寫請領人職稱、姓名、金額、詳細戶籍地址、撥付帳號及工作項目、時間，並請填寫身份證字號；若屬外籍人士請加填寫護照號碼。 |
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３• |
臨時工資之申請，請填寫臨時工申請書，並註明工作時間、工作內容及支用酬勞標準，（檢附臨時雇工出勤紀錄經由單位主管簽章，留存人事室備查），己領有任何俸給者，在上班時間內不得再報支臨時工資。 |
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４• |
為配合出納組付款作業，工資酬金請於次月五日前提出申請，會計室即時開立傳票交付出納組撥付。 |
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５• |
各種專案研究雇用助理人員或工讀生，依規定應將人事資料送人事室辦理勞（眷）、健保加保手續。 |
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(二) |
旅運費 |
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１• |
出差人應先填列出差申請書，送人事室、會計室登記出差完畢應依規定於十五日內填妥出差旅費報告表奉准搭飛機、高鐵者需檢附飛機、高鐵票根報銷，以利結案。 |
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２• |
搭飛機、高鐵者應檢附票根列報，前列票根遺失，應檢附支出證明單。（註明搭乘日期） |
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３• |
自行開車前往者一律以同段公路局之票價計算之，搭乘便車者不得報支交通費，出發地點以學校台南市為準（家居以外縣市者仍以支付台南市起點之車資為準）。 |
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４• |
高速公路、省公路過（路）橋費、停車費不得報支；租車費、汽油費未經事先簽准不得報支。 |
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５• |
出差人員搭乘飛機因某些因素機場關閉請於備註欄內註明原因始得核實支付。（請向搭乘飛機場關閉證明檢附核銷，否則仍以台南機票款核銷）。 |
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６• |
國外出差人員之交通費，均應檢據列報，其乘座飛機除檢附票根外應憑國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉代收據列報，核定預算列有國外旅費者為限。 |
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７• |
教育部八十八年四月六日台（八八）人（二）字第八八０三五二四九號函規定，因公出國應搭乘本國籍航空公司班機。但有下列情形之一者，得由本人事前向人事室申請填具因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書，經機關首長核定後，改乘外國籍航空公司班機，否則不了予核銷，（經政府補助旅費之人民或團體一律適用之）。 |
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(1) |
出國、返國或轉機當日，本國籍航空公司班機客位已售滿。 |
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(2) |
出國、返國或轉機當日，無本國籍航空公司班機飛航。 |
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(3) |
搭乘本國籍航空公司班機再轉機，其等待時間超過四小時。 |
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(4) |
本國籍航空公司班機無法銜轉運。 |
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(5) |
其他特殊情怳。 |
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８• |
教育部八十七年三月三十一日台人（三）字第八七０三０六八一號函規定，因公赴國外出差人員綜合保險，最高保額新台幣肆佰萬元為限。 |
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(三) |
儀器、圖書設備費 |
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１• |
採購儀器、圖書設備，凡國內有自製品者，以國內採購為宜。 |
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２• |
進口免稅必須是本校財產始可申請。 |
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３• |
各系所購置設備經費之申請依本作業要點請購，若需向國外採購先行借款支付者，請填製暫付款申請書依規定辦理。 |
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４• |
到銀行開信用狀，表格以各銀行規定方式辦理。 |
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５• |
信用狀由本校或銀行繕打，（不可交由代理商打），受款人全銜與地址必須與報價單同（若有不同報價單上必須事先註）。 |
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６• |
暫付款支付後，國外採購應於九十天內辦理結案手續。若有餘款應填寫暫付款餘款 繳回通知單，辦理繳回，以利帳務處理，最遲不得超過年度結束。 |
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７• |
到貨後空運由航空公司通知、海運由出口廠商會寄提單，發票到校，蓋關防校長章、報通關由報關行報（合約上需註明費用由廠商付）。 |
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８• |
提貨過程合約須註明。 |
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９• |
提單、發票與結匯金額不符，查明原因（向代理商確認後）向結匯銀行辦理退費。 |
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１０• |
設備費之採購，若指定廠牌請說明原因及檢附獨家代理授權憑證，並依採購法規定辦理。 |
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１１• |
財物、勞務請購請依採購法規定辦理。 |
| 四、 |
憑證結報應行注意事項： |
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(一) |
經費結報處理流程（附件二） |
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(二) |
請購各項費用時，請購單日期、品名摘要、單價、數量、總價、用途說明請予詳細填列。 |
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(三) |
發票、收據應詳列日期及買受人。且單價、數量、總價之合計數應與請購單相符。 |
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(四) |
單據以外文書寫者，應翻譯成中文名稱（圖書除外）。 |
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(五) |
請購單、核銷（發票、收據）日期應與年度預算或計畫執行期限配合，超逾執行期限前後均不得報支，各承辦人應自行檢核若遭核退自行負責。 |
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(六) |
發票、收據金額大於實支數應在發票、收據上填實支金額，並請承辦人蓋章。 |
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(七) |
收據之營利事業統一編號從缺者，應加貼收據金額千分之四印花。 |
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(八) |
商店開立收銀機、計算機器發票，應註明用途、品名，並由經手人簽章。 |
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(九) |
電話費應檢附正式收據，若係電報或國際電話，請附明細表，並註明發話人、受話人及通話地點、事由。電話卡不得報支。 |
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(十) |
郵費應檢附郵票之購買票品證明單。 |
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(十一) |
有關待遇福利獎金或給與事項，非經專案核准，絕對不得於年度預算進行中自訂標準先行支給。 |
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(十二) |
若取得三聯式發票應以（收執、扣抵）聯作為原始憑證；電子計算機發票，應以收執聯作為原始憑證核。 |
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(十三) |
向國外購買之圖書、儀器設備、材料，應檢附外匯水單並註明折合率以利計算匯價。 |
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(十四) |
支用憑證取得顯有困難或因特殊原因無法取得者，經手人應開立支出證明單，書明不能取得之原因，經主管及機關長官核淮。 |
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(十五) |
收據或發票如有遺失或其他用途者，應檢具原立據人加蓋印章負責證明與原本相符之影本，並註明無法提出正本之原因。 |
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(十六) |
數項計劃或科目共同受益之支付款項，其支出憑證無法分割者，主辦單位應填具支出分攤表。 |
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(十七) |
信用卡刷卡、影印卡不得報支核銷。 |
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(十八) |
同一科目內，取得憑證金額在壹萬元以下，可以合併申請以簡化作業。 |
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(十九) |
所有請購價格依財政部之規定加值營業稅應內含。 |
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(廿) |
購買設備、耗材有關之手續費、運費應於合約內定明，由何方支付。 |
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(廿一) |
每次出席會議時，本校有關人員雖出席會議，不得支領出席費。 |
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(廿二) |
個人參加學術團體繳之會費不得報支。 |
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(廿三) |
各項出席費、翻譯費等之收據應使用校內統一格式。 |
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(廿四) |
依教育部88.12.1台(88)會一字第一五八七0四號函有關支出憑證原採以「簽名或蓋章」併行方式，應改為「以簽名為主，必要時，得以蓋章代之」方式辦理。 |
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(廿五) |
依教育部90.7.3台(90)會(三)字第九00七一六六號函規定，凡教育部委辦及補助經費，教育部人員不得支領任何酬勞及差旅費。 |
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(廿六) |
依教育部90.11.28台(90)會(一)字第九0一六八九0二號函「支出憑證處理要點」規定由各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任，故相關附屬書類，均可免再併入作為核銷之原始憑證。計有
刻章、印刷、影印費、便當、廣告費、便餐、出席費、翻譯費、審查費、甄試費等。 |
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(廿七) |
意圖規避採購法分批辦理者，其主管人員應受行政處分；如公款遭受損失時，並應負賠償之責任。 |
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(廿八) |
經會計室簽證過之資料非經原審核人員之同意不得任意增減會計科目、品名及金額，以利預算控制。 |
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(廿九) |
若有任何收入繳款，請繳交出納組填寫收款書繳厙。 |
| 五、 |
零用金（新台幣壹萬元以下）請購單流程及填寫注意事項：（請詳附件二）。 |
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１• |
申請人↓一級單位主管↓保管組↓事務組↓總務長↓會計室↓校長（授權一級單位主管代為決行） |
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２• |
發票上若有五條細目，則請購單上也應照發票細目去填明每項的單價、數量。 |
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３• |
請購單請逐頁小計，於最後一頁總計。 |
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４• |
請購單之填寫順序，請按照發票的粘貼順序去逐項填寫，以利審查作業。 |
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５• |
請購單若有塗改之處，需於修改之處蓋專案主持人之私章。 |
| 六、 |
零用金粘貼發票憑證注意事項： |
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１• |
發票上數量若有「一批」之字樣，需另在發票後黏貼一張明細。 |
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２• |
發票若為收銀機打出之發票，需用原子筆在發票上註明「品名」、「單價」、「數量」、並由經手人簽章。 |
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３• |
信用卡之費用，不能報帳核銷。 |
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４• |
發票若為三聯式之發票（收執、扣抵）二聯，均應黏貼於粘貼憑證上。 |
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５• |
若為類似「萬客隆」之無明細發票，需於發票後另附上明細，若明細未含稅，需另註明含稅價。 |
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６• |
發票的右下角上均需加蓋店章內須註明負責人。 |
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７• |
發票上若有塗改之處，需於修改之處蓋負責人私章，惟金額塗改無效。 |
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８• |
粘貼憑證一張，至多僅可粘貼十張發票，超過之發票，需粘貼於第二張憑證上，以此類推，每頁粘貼憑證的發票逐張加總，將每頁總金額填於粘貼憑證上，每頁小計，最後一張仍為小計，不需總計。 |
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９• |
校長欄授權總務長代為決行。 |
| 七、 |
專案零用金清單填寫事項： |
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１• |
零用金清單一式三聯，第一聯會計室留、第二聯事務組留、第三聯請購人留。 |
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２• |
一張發票寫一行。 |
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３• |
於清單左上角蓋上專案章。 |
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４• |
清單的年月日乃為所粘貼之最早一張發票日期至最近一張發票日期。 |
| 八、 |
各項零用金申請及撥還程序（附件三）： |
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請購單及粘貼憑證核准後↓填寫零用金清單↓零用金清單驗章完畢↓會計室簽開傳票↓出納組簽開支票↓通知零用金承辦人領款 |
| 九、 |
結報憑證申請（核退）處理 |
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申報資料若有不符遭剔除，如須繳款而原承辦人已離職，應由主辦單位主管負責協調相關單位限期辦理申覆或繳款結案。 |
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相關法令